Varigheden af anskaffelsesfasen er normalt et udtryk for mange forskelligartede forhold, herunder eksempelvis, hvor godt er det forretningsmæssige grundlag – business casen - der ligger for anskaffelsen? Er der opbakning til projektet i ledelse og bestyrelse? Hvor mange interne ressourcer og kompetencer er tilgængelige? Hvor hurtigt det skal gå? Hvor sikker vil man være på pris og løsning? Hvor mange systemer og leverandører er det relevant at vælge imellem? Hvilken kontraktform skal vælges til aftalen?  - og meget mere.

For at kunne nå frem til en beslutning omkring valg af system og leverandør, er det vigtigt at opstille et veldokumenteret og objektivt beslutningsgrundlag. Man skal her sørge for at få vendt de sten som er nødvendige – hverken flere eller færre - for at nå frem til det rigtige for ens virksomhed – og det er vigtigt at gøre opmærksom på, at der ikke er en ”one size fits all” løsning. Hvad der kan være rigtigt for én virksomhed, er ikke nødvendigvis det rigtige for naboen.

Vi har set en klar trend over de senere år til at gennemføre anskaffelsesprocessen på en ny og mere innovativ måde. Dette i lyset af det forhold at det kan være svært at definere forretningsbehovene i tilstrækkelig grad – i lyset af den hastighed som markedet og omgivelserne bevæger sig med. Fra der blev brugt meget tid på beskrivelse af forretningsbehovene ser vi nu, at dette klares hurtigere og med en mindre beskrivelsesdybde. Til gengæld så bruges der mere tid til at arbejde med mulige leverandører mhp. demo og workshops inden der træffes et valg. Der er klare fordele ved denne model – men også ulemper. Uanset metode så er der indbygget beslutningstid og typisk også ”kalendergymnastik” som gør at en anskaffelsesproces sjældent kan gennemføres under tre måneder. Men tre måneder bør også være det som man bør stile efter – og vi har masser af gode erfaringer at det kan gennemføres indenfor den tidshorisont.

Brug lidt tid med mange leverandører og meget tid med få leverandører!