At investere i nye IT-systemer er en strategisk beslutning, som kan transformere hele organisationen. Det er derfor afgørende at vælge systemet med omhu, da det gerne skal fungere optimalt i mange år. I denne artikel får du 8 gode råd, der kan hjælpe dig med at finde det system, som passer bedst til din organisation. Ved at sætte klare mål, sikre ledelsesopbakning og fokusere på medarbejderoplevelsen kan du undgå almindelige faldgruber og maksimere værdien af investeringen. Nøglen til succes ligger i kontinuerligt at følge op, tilpasse og forbedre – et HR-system er ikke blot en engangsindsats, men et langsigtet værktøj til at styrke organisationens effektivitet og fremtidssikre HR-processerne.

I denne artikel får du otte gode råd, der kan hjælpe dig med at finde det system, som passer bedst til din organisation.

1. Klar målsætning og business case

Start med at definere præcist, hvorfor jeres organisation har brug for et nyt HR-system. Sæt konkrete mål for, hvad systemet skal kunne — fx effektivisere rekrutteringsprocessen, give medarbejdere adgang til self-service eller forbedre onboarding-forløb. Hvis virksomheden ofte ansætter nye medarbejdere, kan en høj grad af automatisering i rekruttering og onboarding spare ressourcer og sikre en god start for nye kollegaer.

Lav derudover en beskrivelse af de forretningsmæssige behov, men gør den ikke for detaljeret og fokuser på de specifikke behov, virksomheden har.

Udarbejd også en business case med forventede omkostninger og potentielle besparelser. Business casen skal fungere som styringsramme, som tydeliggør de mål, I vil opnå, samt hvem der har ansvaret, og hvornår de ønskede resultater skal realiseres.

2. Fokus og engagement fra ledelsen

Intet forandringsarbejde kan lykkes uden engagement fra ledelsen. Implementering af et nyt HR-system kræver ressourcer, budget og tid. Det er derfor afgørende, at ledelsen ikke blot støtter, men også aktivt deltager i processen og på tværs af virksomheden. Mange tror, at HR-systemet kun er relevant for HR-afdelingen.

Ved at vise engagement og klart kommunikere formålet med forandringen kan ledelsen skabe en positiv indstilling og reducere modstand i organisationen. Det kan desuden være en god idé allerede i anskaffelsesfasen at overveje roller og ansvar, så de rette personer er med ombord, når systemet skal vælges.

Implementering af et nyt HR-system kræver ressourcer, budget og tid. Det er derfor afgørende, at ledelsen ikke blot støtter, men også aktivt deltager i processen og på tværs af virksomheden.

Det kan være en god idé at vælge et HR-system, som allerede har eksisterende integrationer til de systemer, I bruger, for at undgå at skulle bygge nye integrationer.

3. Integration med andre systemer

For at udnytte HR-systemets fulde potentiale er det afgørende, at det kan integreres med andre systemer, såsom lønsystemer, tidsregistrering, single sign-on og økonomisystemer. Det kan være en god idé at vælge et HR-system, som allerede har eksisterende integrationer til de systemer, I bruger, for at undgå at skulle bygge nye integrationer. Især når det gælder lønsystemet, er det vigtigt at sikre, at det kan integreres fornuftigt. Ellers kan det resultere i for meget manuelt arbejde og dermed øgede omkostninger ved lønadministration.

4. HR-data og rapportering

Et nyt HR-system giver adgang til værdifulde data, som kan bruges til at træffe informerede og strategiske beslutninger. Ved at indsamle og analysere HR-data kan en virksomhed identificere tendenser og forbedringsområder. Derfor bør I allerede i forberedelsen af dialogen med potentielle leverandører vurdere, hvor nemt eller svært det vil være at hente data ud af systemet.

5. Brugervenlighed og uddannelse

Selv det mest avancerede HR-system risikerer at blive upopulært, hvis brugerne ikke forstår, hvordan det fungerer eller oplever det som vanskeligt at bruge. Brugervenlighed er derfor en kritisk faktor ved valg af system. For at sikre succes er det desuden vigtigt, at alle brugere – fra HR til ledere og medarbejdere – får den nødvendige uddannelse i systemets funktioner. Ved at tilbyde kontinuerlig support og træning kan organisationen øge brugernes tillid og engagement.

6. Ny funktionalitet og skalerbarhed

Systemet skal kunne vokse med din organisation og håndtere flere brugere og funktioner, efterhånden som virksomheden udvikler sig. Et fleksibelt system, der kan tilpasses både nutidens og fremtidens behov, er afgørende – især muligheden for at integrere AI i processerne for at øge graden af automatisering.

I dag bor de fleste systemer i skyen (cloud), hvilket betyder, at ny funktionalitet frigives løbende. Det gør det endnu vigtigere at undersøge, hvordan leverandøren håndterer denne udvikling og deres forventninger, da medarbejderne skal forberedes på den funktionalitet, som løbende bliver implementeret i systemet. Dette påvirker også størrelsen på den interne supportorganisation, som er nødvendig.

7. Support og vedligeholdelse

Hvilken support tilbyder leverandøren? Et godt supportteam er afgørende for en problemfri drift. Undersøg, hvordan de håndterer fejl og generelt vedligeholder platformen. Det giver også værdifuld indsigt i, hvad der skal håndteres af jeres egen supportorganisation.

8. Tjek referencer

Bed de leverandører, der er tilbage i processen, om at oplyse et par referencer. Tag et møde med dem for at høre om deres erfaringer – både med valg af system og implementeringspartner. Det er vigtigt, at det er virksomheder, som minder om jeres egen.

Herudover har vi nogle helt generelle råd, som gælder for alle typer af køb af nye forretningssystemer:

• Brug lidt tid med mange leverandører og meget tid med de få, der er tilbage
• Sørg for at etablere så meget dialog som muligt med leverandørerne under processen
• Indhent tilbud fra maksimalt tre leverandører
• Insistér på at møde det team, der skal stå for implementeringen
• Vælg hellere det næstbedste system med den bedste implementeringspartner, end det bedste system med den forkerte implementeringspartner

Af Maria Sundlöf, partner, HNCO – med inspiration fra Marie Rockström/HerbertNathan & Co.