Alle virksomheder møder løbende spørgsmålet, skal jeg opgradere ? Og i givet fald hvornår ?  Hvor ofte en virksomhed skal opgradere er der forskellige holdninger til. Mange har en tendens til at vente med en sådan aktivitet til det er strengt nødvendigt som f.eks. at generende fejl kan blive fjernet ved at opgradere, at ny funktionalitet vurderes til at være vigtig eller at den konkrete version af systemet ikke supporteres længere. Andre har det som en del af deres ERP-strategi, altid at være ”up to date” og proaktivt søge forretningsmæssige fordele i den nye version af ERP-systemet.

Leverandørerne udvikler konstant på sine ERP-systemer. Typisk sker denne udvikling både på teknisk niveau (f.eks. nye måder at kommunikere på, nye måde at integrere på, nye teknologi der går softwaren hurtigere, ny funktioner, indkorporering af ny teknologi mm) og funktionelt hvilket vil sige at der er blevet programmeret mere funktionalitet, som så bliver en del af standardpakken til brug hos kunden når man vælger at opgradere. Forskellige leverandører har forskellige opgraderingsstrategier. Mange vælger at udkomme med en ny version hvert eller hvert andet år og derimellem udkomme med større eller mindre pakker bestående af fejlrettelser og mindre funktionalitetsforbedringer. Noget ny funktionalitet kan bringes til anvendelse uden assistance fra leverandøren, andet funktionalitet skal konfigureres for at virke. Men oftere og oftere ser vi etablering af helt nye generationer af software, hvor eksisterende software udgår af support.

Ofte ser vi, at det kan være mere hensigtsmæssig at re-implementere end at opgradere løsningen. Der kan være flere årsager til dette, F.eks.:

• Versionen af softwaren der er i drift kan være så gammel, at leverandøren ikke supporterer en direkte opgradering til nyeste version
• Der kan være så mange tilpasninger at man ønsker at gennemføre et projekt der genvurderer behovet for tilpasningerne, både med udgangspunkt i eventuelle nye muligheder i software eller ændrede behov generelt
• Det kan også være at ændrede behov i virksomheden som f.eks. nye produkter eller markeder har afstedkommet hurtige knopskydninger på løsningen, og at man med en re-implementering vil få mulighed for at følge best practice i en ny implementering.

Uanset hvad der måtte være årsagen så er re-implementeringen typisk en større opgave end en opgradering, og man skal i højere grad tænke ”ny løsning” end ved en opgradering der ofte anlægges som en teknisk øvelse med minimum at deltagelse fra forretningens side.

Vi ser ofte at re-implementeringer er et resultat af, at man har implementeret alt for mange tilpasninger i løsningen. Således skal man altid tænke sig om en ekstra gang før man beslutter sig for at udvikle tilpasninger der ikke supporteres af generelle opgraderinger.

Der er ingen tvivl om, at den udvikling vi ser i disse år med at nye løsninger bliver cloud-baseret og – som nogle leverandører siger – ever-green, gør at antallet af tilretninger minimeres og at vi vil se færre større re-implementeringer i årene fremover.

Nogen gange er det nemmere at rive huset ned end at forsøge at bygge det om!