Mange virksomheder betragter, udelukkende omkostningerne til softwarelicenser og implementering, når de skal anskaffe et ERP-system, og glemmer, at det faktisk også koster mange penge at eje systemet, og at der kan være forskel på det kortsigtede og langsigtede prisbillede mellem leverandørerne. Især ved moderne cloud løsninger er dette vigtigt ide en stor del af de initiale licensomkostninger flyttes ud i fremtiden i takt med at løsningen forbruges.

Total Cost of Ownership (TCO) er betegnelsen for den samlede omkostning til anskaffelse og løbende drift og vedligehold af en IT-løsning, og der er ingen tvivl om, at TCO er en berettiget størrelse at diskutere og overveje i et anskaffelsesforløb.

Generelt er det vores erfaring, at der er en sammenhæng mellem initialinvesteringen og den efterfølgende omkostning ved at eje systemet.  Systemer, der er dyre at anskaffe og implementere, bliver således ofte dyre at eje og vedligeholde.

Omkostningerne til implementering står typisk for langt den største del af budgettet og ser man på, hvad der driver implementeringsomkostningerne, er følgende punkter (typisk betegnet scopet/ omfanget af projektet) de væsentligste:

• Omfang af forretningsprocesser, løsningen skal understøtte
• Organisatorisk og geografisk omfang af løsningen
• Omfang af ændringer i IT-infrastrukturen
• Omfang af integration
• Omfanget af datakonvertering
• Omfanget af tilretninger til systemet
• Omfanget af uddannelsebehov.

Især datakonvertering kan være en stor opgave i forbindelse med implementering af en ERP-løsning, idet man i mange virksomheder har udfordringer med datakvalitet af eksisterende data, ligesom data ofte ligger spredt på flere gamle systemer.

Den aftaleform, der vælges for implementeringen, har ligeledes stor indflydelse på prisen. Hvis virksomheden ønsker en fastprisaftale, kan det øge prisen med op til omkring 40 procent, da leverandøren i denne situation som hovedregel vil indarbejde et ”risikotillæg”. Størrelsen af risikotillægget kan dog reduceres væsentligt, hvis omfang og indhold af den løsning, der skal leveres er velbeskrevet. Et fastpris tilbud giver naturligt en større sikkerhed for, at budgettet ikke overskrides, i forhold til en aftale baseret på medgået tid og materialer. Omvendt vil en fast pris betyde en stram scope styring, og dermed mindre fleksibilitet, i forhold til at lave ændringer til den aftalte løsning og den måde projektet gennemføres på.

En anden afgørende faktor er arbejdsdelingen mellem kunden og leverandøren i projektet, som kan variere meget.

Sammenfattende kan man sige, at høje implementeringsomkostninger drives af:

• Stort integrationsomfang
• Mange systemtilpasninger
• Omfattende proces og organisationsforandringer
• Traditionelle vandfaldsimplementeringer
• Store komplekse systemer.

Og tilsvarende lavere omkostninger drives af:

• Anvendelse af standardfunktionalitet
• Ingen integration
• Få proces og organisationsændringer
• Template drevne implementeringer
• Mindre og simplere systemer.

Systemer, der er dyre at anskaffe og implementere, bliver således ofte dyre at eje og vedligeholde.